SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT KELUAR DAN SURAT MASUK PADA KELURAHAN WAILIANG BERBASIS WEB

Abstract

Dalam sebuah instansi dibutuhkan pengelolaan surat yang baik agar surat dapat terjaga keutuhan informasinya, untuk itu diperlukan sebuah arsip untuk penyimpanan surat-surat tersebut. Proses surat menyurat masih bersifat manual yang dicatat langsung dengan nomor indeks surat dan keterangan surat pada buku agenda. Lalu surat tersebut disimpan didalam buku arsip dan di masukan kedalam sebuah lemari khusus arsip surat, dan juga surat setelah dicatat biasanya akan dimasukan dalam file komputer yang sifatnya masih acak. Surat adalah salah satu jenis alat komunikasi yang paling penting digunakan oleh kantor Kelurahan weliang sebagai pemberi informasi. Proses pengarsipan surat masih manual. Proses ini memiliki kendala kesulitan pada proses pencarian surat, kehilangan surat serta proses penyimpanan yang besar. Sistem Informasi pengarsipan surat dibutuhkan untuk menyelesaikan permasalahan ini. Sistem informasi ini dibuat menggunakan PHP (Hypertext Preprocessor) dan merancang user interface menggunakan bootstrap. Pengambilan data lapangan menggunakan wawancara dan observasi. Pengembangan sistem informasi menggunakan model waterfall yang memiliki tahapan-tahapan dalam urutan yang sistematis mulai dari analisis sampai pengujian. Penelitian ini menghasilkan sebuah sistem informasi untuk membantu pengelolaan kegiatan surat menyurat. Pengujian sistem dilakukan dengan black-box dan SUS (System Usability Scale). Pengujian black-box menunjukkan semua fungsi aplikasi berhasil berfungsi dengan baik.